ในยุคที่ COVID – 19 เป็นสิ่งที่ทุกคนต้องเฝ้าระวัง เพื่อป้องกันการแพร่ระบาด โดยเฉพาะการจัดงานขนาดใหญ่ที่มีผู้เข้าร่วมเป็นจำนวนมาก หนึ่งในทางเลือกที่องค์กร หรือผู้จัดงาน เลือกนำมาใช้แทน ก็คือการจัดสัมมนาออนไลน์ เพื่อหลีกเลี่ยงการรวมตัวของผู้คน โดยการจัดสัมมนาในรูปแบบนี้ ก็มีสิ่งที่ต้องวางแผน เพื่อให้การจัดงานมีประสิทธิภาพ ได้ประโยชน์ทั้งผู้จัดและผู้เข้าร่วม และนี่คือ “5 เรื่องต้องเตรียมก่อนจัดสัมมนาออนไลน์” 1. คิดหัวข้อและประเด็นการสัมมนาที่น่าสนใจตอบโจทย์ผู้เข้าร่วมสิ่งที่จะนำเสนอเป็นเรื่องแรกๆที่ต้องคิดวางแผนโดยเฉพาะการวางประเด็นให้สอดคล้องกับสิ่งที่ผู้เข้าร่วมสัมมนาต้องการทราบและสามารถนำไปใช้ได้จริง 2. จัดหา Guest Speaker ที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ สอดคล้องต่อหัวข้อ และเนื้อหา ผู้ที่จะถ่ายทอดเรื่องราว เผยแพร่ความรู้ นำเสนอแนวคิด และประสบการณ์ในประเด็นที่น่าสนใจ เป็นสิ่งหนึ่งที่จะทำให้สามารถดึงดูดผู้ฟังอยู่กับการสัมมนาได้ตลอด และยังทำให้ผู้เข้าร่วมได้มุมมอง แนวคิด ที่แตกต่างหลากหลาย ตอบโจทย์  3. การประชาสัมพันธ์และระบบลงทะเบียนผู้เข้าร่วมสัมมนาการสื่อสารเชิญชวนให้ผู้สนใจเข้าร่วมสัมมนาจำเป็นต้องหาช่องทางที่หลากหลายสามารถเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้และมีค่าใช้จ่ายที่ไม่สูงจนเกินไปนอกจากนั้นหากมีการจำกัดจำนวนก็จำเป็นต้องมีระบบการลงทะเบียนล่วงหน้าที่มีประสิทธิภาพอีกด้วย 4. ภาพกราฟฟิคเสริมความเข้าใจในเนื้อหาในกรณีที่มีประเด็นเนื้อหาที่อาจจะเข้าใจยากการมีภาพกราฟฟิคที่ช่วยอธิบายก็เป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องเตรียมความพร้อมเพื่อให้เนื้อหาที่น่าสนใจไม่ถูกลดทอนคุณค่าเนื่องจากเข้าใจยาก 5. จัดเตรียมระบบและเจ้าหน้าที่สำหรับการถ่ายทอดสัญญาณและบันทึกวิดีโอสำหรับดูย้อนหลังโดยต้องมีการจัดเตรียมอุปกรณ์รวมถึงเจ้าหน้าที่ที่มีความเชี่ยวชาญเพื่อควบคุมระบบการออกอากาศและแก้ปัญหากรณีสัญญาณขัดข้อง การจัดสัมมนาออนไลน์ เป็นหนึ่งในทางออกสำหรับการจัดกิจกรรมประชุมสัมมนา ในช่วงที่มีการแพร่ระบาดของไวรัส COVID – 19 โดยหากมีการเตรียมความพร้อมที่ดีงานสัมมนาออนไลน์ที่จัดขึ้นก็จะสร้างคุณค่าต่อทั้งผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมงานสร้างความสำเร็จต่อวัตถุประสงค์และเป้าหมายคุ้มค่าต่อการทุ่มเทงบประมาณกำลังทรัพยากรและทีมงานในการจัดงาน

การจัดงานไมซ์ – อีเว้นท์  ถือเป็นกิจกรรมรูปแบบหนึ่งที่ทำให้เกิดการรวมตัวของคนเป็นจำนวนมาก เพื่อความปลอดภัยของทุกคน จึงต้องมีมาตรการที่เข้มข้นในการดูแลสุขภาพอนามัยแก่ผู้มาร่วมงาน  ซึ่งจำเป็นต้องได้รับความร่วมมือจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่ายในการดำเนินการและปฏิบัติให้สอดคล้องเป็นไปในแนวทางเดียวกัน และนี่คือ “5 มาตรการป้องกันภัย COVID – 19 ที่จำเป็นต้องมีสำหรับงานอีเว้นท์”  1. การตรวจคัดกรอง  ถือเป็นปราการด่านแรกในการป้องกันไวรัส COVID – 19 โดยในงานอีเว้นท์จำเป็นต้องมีการตรวจวัดอุณหภูมิร่างกายของทุกคนก่อนเข้างาน โดยผู้ที่มีอุณหภูมิสูงกว่า 37.5 องศา จำเป็นต้องมีการสอบสวนโรค และอาจจะต้องแนะนำให้ไปพบแพทย์เพื่อตรวจวินิจฉัยเพิ่มเติม  2. การทำความสะอาดฆ่าเชื้อ  โดยความสะอาดของพื้นที่จัดงานเป็นมาตรฐานความปลอดภัยขั้นพื้นฐานที่ต้องมีการดูแลโดยสถานที่จัดงานต้องมีการทำความสะอาดฆ่าเชื้อทั้งพื้นที่ระบบปรับอากาศรวมไปถึงจุดสัมผัสต่างๆอย่างสม่ำเสมอ 3. การเว้นระยะห่างทางสังคม การหลีกเลี่ยงไม่เข้าใกล้กันในระยะ 1 เมตร ถือเป็นหนึ่งในมาตรการที่จะช่วยลดความเสี่ยงจากการแพร่เชื้อผ่านน้ำลาย จากคนสู่คน โดยงานอีเว้นท์ต่างๆ ต้องมีการจัดวางพื้นที่ และอุปกรณ์ต่างๆ เพื่อเอื้อต่อการเว้นระยะห่างทางสังคมด้วย  4. การเตรียมอุปกรณ์ทำความสะอาด และป้องกันการแพร่เชื้อ  ทั้งส่วนบุคคล และส่วนรวม  อุปกรณ์ทั้งหน้ากากอนามัย / หน้ากากผ้า , Face Shiled , เจลล้างมือ แอลกอฮอล์ หรือสบู่  ถือเป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องมีการจัดเตรียม และควรสวมใส่ตลอดเวลาเมื่อต้องไปพบปะคนอื่น และควรล้างมือทำความสะอาดอย่างสม่ำเสมอ  5. การจัดเตรียมระบบส่งตัวผู้มีอาการเสี่ยง  การสอบสวนโรค กรณีผู้มีความเสี่ยง ทั้งกรณีมีอุณภูมิร่างกายสูงเกินกำหนด เคยมีประวัติเดินทางมาจากพื้นที่ซึ่งมีการแพร่ระบาด หรือมีการสัมผัสใกล้ชิดกับผู้ป่วย โดยหากมีความเสี่ยงสูง ทางสถานที่ หรือผู้จัดงานอีเว้นท์ ต้องมีการเตรียมระบบส่งตัวไปยังโรงพยาบาลด้วย  มาตรการความปลอดภัยเหล่านี้ ถือเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างความเชื่อมั่นแก่ผู้เกี่ยวข้อง รวมไปถึงป้องกันเหตุอันตรายจากการมารวมตัวกันของคนเป็นจำนวนมาก ซึ่งการเตรียมความพร้อม การสร้างความเข้าใจ และการให้ความร่วมมือของทุกคน ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้งานอีเว้นท์ปลอดภัยจากเชื้อไวรัส COVID – 19

“หลังจากนี้จะไม่มีอะไรเหมือนเดิม” ปรากฏการณ์ไวรัส COVID – 19 ระบาด กลายเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างวิถีชีวิตใหม่ (New Normal) ให้กับหลายธุรกิจ หนึ่งในนั้นก็คือ ธุรกิจจัดประชุม สัมมนา แสดงสินค้า นิทรรศการ รวมไปถึงงานอีเว้นท์ ที่ต้องปรับตัวรองรับพฤติกรรมผู้จัดงาน และผู้มาร่วมงานที่เปลี่ยนแปลงไป และนี่คือ การเริ่มต้นครั้งใหม่กับ 3 New Normal ในธุรกิจไมซ์ – อีเว้นท์ กับยุค COVID – 19 ครองเมือง 1. ความสะอาด ปลอดภัย ปัจจัยพื้นฐานที่ต้องมี เพราะเชื้อไวรัสไม่อาจมองเห็นด้วยตาเปล่าการจัดการดูแลความสะอาดเพื่อสร้างความปลอดภัยป้องกันการแพร่ระบาดจึงเป็นเรื่องพื้นที่ที่ทุกการจัดงานอีเว้นท์ต้องเตรียมตัวทั้งในแง่บุคลากรระบบและวัสดุอุปกรณ์ต่างๆต้องมีความพร้อมครอบคลุมทั้งก่อนงานระหว่างงานและหลังงาน 2. ผสมผสาน Offline และ Online  เทคโนโลยี Live Steaming หรือการถ่ายทอดสด ผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์จะถูกนำมาพัฒนาใส่ลูกเล่น เพื่อดึงดูดความสนใจ สร้างประสบการณ์ใหม่แก่ผู้เข้าร่วมงาน โดยอาจจะผสมผสานระบบภาพเสมือนจริง หรือ Augmented Reality ชูรสชาติใหม่ให้ผู้เข้าร่วมไม่เบื่อ แต่อาจจะมีบางอีเว้นท์ที่ต้องการประสบการณ์ ที่ต้องบรรยากาศและความสัมพันธ์ อาจจะยังคงอีเว้นท์แบบเดิมไว้  3. ชูเทคโนโลยีสร้างประสบการณ์ใหม่  ด้วยต้องสร้างความปลอดภัยและอำนวยความสะดวกแก่ผู้มาร่วมงานจึงต้องมีการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ๆมาใช้ทั้งระบบการลงทะเบียนระบุตัวตนเพื่อติดตามข้อมูลผู้มาร่วมงานการตรวจวัดอุณหภูมิร่างกายการระบุพิกัดสถานที่เทคโนโลยีที่ลดการสัมผัสและเว้นระยะห่างทางสังคม เมื่อไม่รู้ว่าวิกฤติ COVID – 19 จะสิ้นสุดลงเมื่อใด หลังจากนี้อาจจะมี New Normal ใหม่ๆเกิดขึ้นอีกมากมาย  ผู้ที่อยู่ในธุรกิจไมซ์ – อีเว้นท์จึงต้องเร่งปรับตัวเพื่อให้สอดรับกับสถานการณ์แม้แต่ผู้ร่วมงานก็ต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรมเพื่อให้สอดคล้องต่อมาตรการที่แต่ละงานกำหนดด้วยเช่นกัน