ในยุคที่ COVID – 19 เป็นสิ่งที่ทุกคนต้องเฝ้าระวัง เพื่อป้องกันการแพร่ระบาด โดยเฉพาะการจัดงานขนาดใหญ่ที่มีผู้เข้าร่วมเป็นจำนวนมาก หนึ่งในทางเลือกที่องค์กร หรือผู้จัดงาน เลือกนำมาใช้แทน ก็คือการจัดสัมมนาออนไลน์ เพื่อหลีกเลี่ยงการรวมตัวของผู้คน โดยการจัดสัมมนาในรูปแบบนี้ ก็มีสิ่งที่ต้องวางแผน เพื่อให้การจัดงานมีประสิทธิภาพ ได้ประโยชน์ทั้งผู้จัดและผู้เข้าร่วม และนี่คือ “5 เรื่องต้องเตรียมก่อนจัดสัมมนาออนไลน์”

1. คิดหัวข้อและประเด็นการสัมมนาที่น่าสนใจตอบโจทย์ผู้เข้าร่วมสิ่งที่จะนำเสนอเป็นเรื่องแรกๆที่ต้องคิดวางแผนโดยเฉพาะการวางประเด็นให้สอดคล้องกับสิ่งที่ผู้เข้าร่วมสัมมนาต้องการทราบและสามารถนำไปใช้ได้จริง

2. จัดหา Guest Speaker ที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ สอดคล้องต่อหัวข้อ และเนื้อหา ผู้ที่จะถ่ายทอดเรื่องราว เผยแพร่ความรู้ นำเสนอแนวคิด และประสบการณ์ในประเด็นที่น่าสนใจ เป็นสิ่งหนึ่งที่จะทำให้สามารถดึงดูดผู้ฟังอยู่กับการสัมมนาได้ตลอด และยังทำให้ผู้เข้าร่วมได้มุมมอง แนวคิด ที่แตกต่างหลากหลาย ตอบโจทย์ 

3. การประชาสัมพันธ์และระบบลงทะเบียนผู้เข้าร่วมสัมมนาการสื่อสารเชิญชวนให้ผู้สนใจเข้าร่วมสัมมนาจำเป็นต้องหาช่องทางที่หลากหลายสามารถเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้และมีค่าใช้จ่ายที่ไม่สูงจนเกินไปนอกจากนั้นหากมีการจำกัดจำนวนก็จำเป็นต้องมีระบบการลงทะเบียนล่วงหน้าที่มีประสิทธิภาพอีกด้วย

4. ภาพกราฟิกเสริมความเข้าใจในเนื้อหาในกรณีที่มีประเด็นเนื้อหาที่อาจจะเข้าใจยากการมีภาพกราฟิกที่ช่วยอธิบายก็เป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องเตรียมความพร้อมเพื่อให้เนื้อหาที่น่าสนใจไม่ถูกลดทอนคุณค่าเนื่องจากเข้าใจยาก

5. จัดเตรียมระบบและเจ้าหน้าที่สำหรับการถ่ายทอดสัญญาณและบันทึกวิดีโอสำหรับดูย้อนหลังโดยต้องมีการจัดเตรียมอุปกรณ์รวมถึงเจ้าหน้าที่ที่มีความเชี่ยวชาญเพื่อควบคุมระบบการออกอากาศและแก้ปัญหากรณีสัญญาณขัดข้อง

การจัดสัมมนาออนไลน์ เป็นหนึ่งในทางออกสำหรับการจัดกิจกรรมประชุมสัมมนา ในช่วงที่มีการแพร่ระบาดของไวรัส COVID – 19 โดยหากมีการเตรียมความพร้อมที่ดีงานสัมมนาออนไลน์ที่จัดขึ้นก็จะสร้างคุณค่าต่อทั้งผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมงานสร้างความสำเร็จต่อวัตถุประสงค์และเป้าหมายคุ้มค่าต่อการทุ่มเทงบประมาณกำลังทรัพยากรและทีมงานในการจัดงาน